Neues zu Betriebsveranstaltungen

Kürzlich hat sich das Bundesfinanzministerium (BMF) zur lohn- und umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen ab 2015 geäußert.

Hintergrund: Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z. B. Betriebsausflüge oder Jubiläums- oder Weihnachtsfeiern. Der Gesetzgeber gewährt seit dem 1. 1. 2015 einen Freibetrag von 110 € pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Voraussetzung ist, dass die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs (oder Betriebsteils) offen steht. Vor 2015 waren die 110 € als Freigrenze ausgestaltet, sodass hier auch nur die geringste Überschreitung insgesamt steuerschädlich war.

Die Kernaussagen des BMF:

  • Für die Berechnung des Freibetrags sind die Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung auf alle anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Dem Arbeitnehmer sind dabei auch die Kosten für seine Begleitperson zuzurechnen, so dass dies schnell zu einer Überschreitung des Freibetrags führen kann.
  • Beispiel: Die Kosten für die Betriebsveranstaltung, an der 100 Gäste teilnehmen, betragen 10.000 €. Auf jeden Gast entfallen also 100 €. Zu den Gästen gehören Arbeitnehmer A und seine Ehefrau. Dem A sind auch die Kosten für seine Ehefrau zuzurechnen, so dass auf A ein geldwerter Vorteil von 200 € entfällt, von dem ein Freibetrag von 110 € abzuziehen ist. Für A muss somit ein Betrag von 90 € (lohn-)versteuert werden.
  • Zu den Kosten einer Betriebsveranstaltung gehören neben den Aufwendungen für Speisen, Getränke, Musik, Geschenke und Raummiete auch die Kosten für die Beleuchtung, einen Eventmanager, für Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten und für Trinkgelder. Nicht einzubeziehen sind die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers wie z. B. die anteiligen Raumkosten für die betrieblichen Räume, in denen die Veranstaltung stattfindet, oder die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung.
  • Bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr kann ausgewählt werden, für welche zwei Betriebsveranstaltungen der Freibetrag von jeweils 110 € gelten soll. Hierzu müssen allerdings detaillierte Teilnehmerlisten geführt werden.
  • Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten für die Fahrt zu einer außerhalb des Betriebs stattfindenden Betriebsveranstaltung, handelt es sich um steuerfreien Reisekostenersatz, sofern die Arbeitnehmer in Eigenregie anreisen. Dagegen zählen Reisekosten zu den Zuwendungen der Feier und sind den 110 € zuzurechnen, wenn die Kosten für eine gemeinsame Fahrt mit dem Bus, dem Schiff oder der Bahn zum Ausflugsziel aufgewendet werden.
  • Der Arbeitgeber kann auch bei Vorlage ordnungsgemäßer Rechnungen umsatzsteuerlich keinen Vorsteuerabzug geltend machen, wenn die Bruttokosten pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung mehr als 110 € betragen und ein Überschreiten dieser Grenze von Anfang an ersichtlich ist. (Achtung: hierbei handelt es sich um eine Freigrenze und nicht wie bei der Lohnsteuer um einen Freibetrag). Stellt sich im Nachhinein heraus, dass die 110 €-Grenze überschritten wurde, muss der Arbeitgeber eine sog. unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer unterwerfen; dafür ist aber ein Vorsteuerabzug möglich.

Hinweise: Das Schreiben gilt grundsätzlich rückwirkend ab dem 1. 1. 2015. Hinsichtlich der umsatzsteuerlichen Regelungen muss es allerdings erst ab dem 10. 11. 2015 (Tag nach Veröffentlichung im Bundessteuerblatt) angewendet werden.

Für Veranlagungszeiträume vor 2015 ist die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zu beachten. Danach zählen zu den Gesamtaufwendungen nur konsumierbare Aufwendungen (Speisen, Getränke, Entertainment), nicht jedoch Aufwendungen für die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung (z. B. die Saalmiete). Anteilige Gesamtaufwendungen für Begleitpersonen werden dem Arbeitnehmer ebenfalls nicht zugerechnet.